По самые помидоры: о техниках тайм-менеджмента

Техника «Pomodoro»

Автор: Франческо Чирилло

В чём суть: на выполнение основных задач дня отводится определённое количество времени (помидоров), в среднем, человек находится в следующем режиме: 25 минут работы / 5 минут отдыха. После каждого четвёртого помидора необходимо делать перерыв в 15–30 минут.

Личный опыт: на этой технике я продержалась неделю — и заметила явный рост личной эффективности. Также я скачала программу «Internet Security Controller», которая позволяет на определённое время блокировать доступ к некоторым сайтам. Таким образом боремся с хронофагами, которые съедают время и заставляют прокрастинировать: пролистывать новостную ленту в соцсетях и смотреть видео на YouTube. Записав важные задачи на день, ты выкидываешь все из головы и находишься в состоянии «здесь и сейчас». То есть не беспокоишься о том, что нужно выполнить, а сосредотачиваешься на конкретной задаче в 25-минутный период времени и работаешь. Самое главное — избежать ситуации, когда всё время приходится отвлекаться на мелкие дела, типа ответа на телефонный звонок или изготовление бутерброда. В противном случае вам приходится заново начинать выполнять ваш 25-минутный «помидор».

Мнение эксперта: человек не может работать эффективно, если постоянно отвлекается или делает несколько дел одновременно. Схема «25/5» позволяет делать перерыв на отдых, тем самым в разы повышая личную эффективность человека. Для большей концентрации советуют клеить на компьютер стикер с той задачей, над которой вы работаете в данный момент времени.

Техника Getting Things Done (GTD)

Автор: Дэвид Аллен

В чём суть: задачи, которые можно выполнить менее чем за 2 минуты, выполняются немедленно. Если задача отнимает много времени, то нужно делегировать её другому человеку, выполнить позже или не заниматься ею в принципе. Главное, записать то, что ещё предстоит выполнить, и забыть об этом на время, пока работаешь над другим делом.

Личный опыт: для того чтобы эта техника работала, необходимо чётко понимать конечную цель и результат, который хотелось бы достичь. Допустим, вы находитесь в поиске работы. Огромная необъятная цель должна делиться на конкретные задачи типа: «сделать деловое фото на резюме», «составить список из пяти компаний, в которых хочу работать» и так далее. То есть вы спрашиваете себя: «Какие действия я должен совершить, чтобы найти работу?» —записываете их, рассчитываете время и начинаете делать. Мне было сложно добиться «состояния потока», то есть полной сосредоточенности на конкретном деле, потому что в голове вертятся различные мысли. Именно они мешают работать эффективно. Так что мне пришлось распечатать алгоритм обработки дел по GTD и повесить его себе на стену, а также скачать приложение «Google Keep», который помогает распределить задачи. Можно установить напоминания типа «30-го декабря купить подарок маме», программа сама напомнит вам об этом.

Мнение эксперта: несомненный плюс этой техники в том, что она учитывает контекст, запас времени и жизненные силы человека в данный момент. Исходя из этих трёх параметров, мы определяем, заниматься этим делом сейчас или нет, то есть это, скорее, про приоритетность действий. Запись текущих дел на день и долгосрочных целей необходима, чтобы избавиться от «ненужных» мыслей. Эффект мозгового ресурса снижается, когда ты постоянно думаешь о чём-то. Чтобы избавиться от мыслей, лучше всего записать их. Схема действия должна быть простроена заранее, а когда человек работает, то он работает — и ничего больше.

Техника SMART

Автор: Пол Мейер

В чем суть: SMART — это техника, связанная с целеполаганием в тайм-менеджменте. Аббревиатура из пяти букв характеризует то, какой должна быть цель: конкретной, измеримой, достижимой, значимой, соотносимой по времени.

Личный опыт: цель — штука сложная и непонятная. Рутинная работа, будни, праздники затягивают, и ни о какой жизненной стратегии и планах на ближайшие пять лет речи быть не может. Задумываться о целеполагании я стала лишь тогда, когда прочитала о технике SMART. Проанализировав две недели своей жизни, я поняла, что не сделала ни одного действия, которое способствовало бы моей цели — выучить английский язык. А всё потому, что звучит это абстрактно, совершенно не определены сроки, а самое главное, не задан вопрос: а зачем учить-то? А раз всё это не ясно, то можно и дальше продолжать откладывать до бесконечности. Честно спросив себя множество раз, зачем мне это нужно, я призналась себе, что английский язык будет необходим, если я планирую найти более высокооплачиваемую работу. Так сформировалась внятная цель, которую можно достигнуть в реальном времени за определённые сроки. Я подумала, что английским буду заниматься в свободное время, например, пока еду до работы в маршрутке. Так что приложение «Lingualeo» на телефоне очень пригождается!

Мнение эксперта: мотивация, целеполагание — всё это также относится к тайм-менеджменту. Поскольку, если нет чётко поставленных целей, то нет и задачи эффективно управлять временем для их достижения. Иногда цели путают с желаниями, например: «Я хочу выучить английский язык». Это не цель, а какое-то абстрактное мечтание. А вот выучить английский за два месяца на уровне «Pre intermediate» и сдать экзамен — это уже корректно сформулированная цель.

Целеполагание — штука очень сложная и редкая. Например, когда я даю своим студентам одно из первых заданий курса «Управление временем», суть которого в том, чтобы написать все цели на ближайшие пять лет, я часто читаю оторванные от реальности, такие вот мечтательные тексты. Пишут что-то вроде: «Хочу родить двух детей, добиться успехов в спорте и получить образование за границей». И всё это на временной шкале — одновременно. Понятно, что это практически нереализуемо и что это не реальные цели человека, а какие-то придуманные или заимствованные из популярных форматов «псевдоцели». У этих «целей» нет энергетики, они не тянут, не манят за собой, не заставляют мобилизовать себя и все свои ресурсы, в том числе и временные, когда на помощь приходят техники тайм-менеджмента. К сожалению, университеты сегодня часто играют роль «социального холодильника» и не стимулируют реальное целеполагание студентов, что могут делать наставники, тьюторы, вся организация образовательной среды. Хотя, на самом деле, дефицит целеполагания — это не только про студентов, но и про большинство взрослых людей, предпочитающих плыть по течению.

Что касается мотивации, то тайм-менеджмент предлагает какие-то, вроде бы, очевидные техники, но иногда эта очевидность бывает очень нужна. Стоит понимать, что путь к достижению задуманного порой подразумевает рутинную, скучную или даже неприятную работу. Техника «съесть лягушку» как раз про это: обязательно делать одно неприятное дело в день. Тогда у вас не накопится целой кучи неприятных дел, которые в совокупности способны весьма подпортить вам жизнь. Другая не менее очевидная техника — «съесть слона», когда при страхе перед большой и сложной задачей вы пасуете и откладываете её выполнение как можно дальше, что тоже чревато большими рисками. Техника предполагает ежедневное отрезание по кусочку от этого слона и съедание этого «бифтшекса». Да, маленькими шагами к большому результату, порой зажмурившись от того, что конца и края пока не видно. Это скорее даже не техники, а психологические установки. И иногда они становятся волшебным ключиком.

Напоследок: принцип Парето

Автор: Вильфредо Парето

Суть: изящное эмпирическое правило, которое постулирует, что лишь 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.

Личный опыт. Что ж, цель поставлена, всё расписано. Но какие именно действия приведут к её достижению? Что из этих выполненных 20% окажется ключевым? На этот вопрос нет ответа. В любом случае промедление гибельно, а время — ресурс, который невозможно восполнить или купить. Сама по себе неплохая мотивация к действию.

Мнение эксперта: есть много интересных исследований феномена, когда человек вдруг выходил из зоны комфорта, переставал плыть по течению, неожиданно круто менял свою жизнь, обретя откуда-то какие-то новые энергетически заряженные, значимые для него цели и добиваясь при этом внушительных успехов. Есть просто фантастические примеры, когда люди полностью меняли свою жизнь уже весьма в преклонном возрасте. Исследователи называют разные причины, которые могут круто повернуть вашу жизнь. Из экстремальных ситуаций — это переживание клинической смерти либо смерти близких, осознание своей конечности. Люди, поборовшие тяжёлую болезнь, начинают ценить каждую минуту своей жизни. Человек начинает понимать ценность времени. А ценность времени вашей жизни — ключевая идея тайм-менеджмента. Если она осмыслена и принята всерьёз, то и техники управления временем освоятся быстро и легко.